Personvernerklæring for Utleggsappen

Versjon 4.8.2026

Behandlingsansvarlig

Utleggsappen AS

Org.nr. 937 881 576

c/o Skaperkraft Coworking, St. Olavs gate 24, 0166 Oslo, Norge

Har du spørsmål om personvern, kontakt oss på hei@utleggsappen.no.

Roller og ansvar – hvem er ansvarlig for dine data?

Utleggsappen digitaliserer oppgaver knyttet til utlegg, kjøregodtgjørelser og reiser. Hvem som er ansvarlig for personopplysningene dine, avhenger av hvordan du bruker tjenesten:

Bruker du Utleggsappen gjennom en organisasjon (typisk arbeidsgiveren din), er organisasjonen behandlingsansvarlig for dataene du registrerer i organisasjonens arbeidsområde – utlegg, kjøregodtgjørelser, reiser og kvitteringer. Vi behandler disse dataene på vegne av organisasjonen som databehandler, regulert av databehandleravtalen mellom oss og organisasjonen. Spørsmål om innsyn, retting eller sletting av slike data retter du til organisasjonen.

Bruker du Utleggsappen med en personlig konto for egne formål, er vi behandlingsansvarlig for dataene i den personlige kontoen. Grunnlaget for behandlingen er avtalen med deg (GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b). Du kontakter oss direkte om dine rettigheter.

Brukerkontoen din er felles på tvers. Én brukerkonto kan være knyttet til flere organisasjoner og til en personlig konto. Vi er selvstendig behandlingsansvarlig for selve kontoen – identitet, innlogging og tilknytninger. Data i ett arbeidsområde er ikke tilgjengelige for andre organisasjoner du er tilknyttet. Kontoen din består selv om du forlater en organisasjon; organisasjonen beholder sine egne regnskapsdata så lenge bokføringsloven krever det.

Hva vi behandler som behandlingsansvarlig

Brukerkonto og innlogging: navn, e-postadresse, telefonnummer, fødselsdato, adresse, bankkontonummer (for utbetaling), innloggingsinformasjon og hvilke organisasjoner kontoen er knyttet til. Grunnlag: avtalen med deg og vår berettigede interesse i sikker identitets- og tilgangsstyring.

Personlig konto: utlegg, kjøregodtgjørelser og reiser du registrerer for egne formål, med tilhørende kvitteringer og beskrivelser. Grunnlag: avtalen med deg.

Kunder og potensielle kunder: kontaktinformasjon (navn, e-post, telefonnummer) til kontaktpersoner hos eksisterende og potensielle kunder. Grunnlag: avtale med kunden og vår berettigede interesse i å betjene og følge opp kundeforhold. Markedsføring skjer i samsvar med markedsføringsloven, og du kan når som helst protestere mot markedsføringshenvendelser.

Support: meldinger, e-poster og notater i forbindelse med support og saksbehandling. Grunnlag: avtale og berettiget interesse i å yte god kundeservice.

Sikkerhet og drift: logger over viktige hendelser og avvik, herunder feilede innlogginger, og endringslogg for personopplysninger (hva som ble endret, når og av hvem). Grunnlag: berettiget interesse i å sikre tjenesten og lovpålagte krav.

Egne ansatte: personalia og tilgangsinformasjon, for å oppfylle lovpålagte og kontraktuelle forpliktelser.

Hva vi behandler som databehandler

På vegne av organisasjoner som bruker Utleggsappen behandler vi dataene som registreres i organisasjonens arbeidsområde: utlegg, kjøregodtgjørelser og reiser med tilhørende kvitteringsbilag, beløp, reiseruter, deltakere og godkjenningshistorikk. Organisasjonen er behandlingsansvarlig, og behandlingen er regulert av databehandleravtalen. Detaljer om behandlingens art, formål og kategorier fremgår av databehandleravtalens vedlegg.

Hvor behandles opplysningene?

Alle personopplysninger lagres og kommuniseres kryptert. Tjenesten driftes primært på infrastruktur i EØS (Microsoft Azure i Norge, Sverige og Tyskland, og Amazon Web Services i Tyskland).

Kvitteringsbilag analyseres og kategoriseres automatisk ved hjelp av Azure OpenAI-tjenesten fra Microsoft. Data brukes ikke til å trene eller forbedre Microsofts eller OpenAIs modeller, deles ikke med andre kunder og lagres ikke permanent i AI-tjenesten. Den automatiske tolkningen treffer ingen avgjørelser med rettsvirkning for deg – den fyller ut forslag som kontrolleres av mennesker.

Vi bruker underleverandører for enkelte funksjoner, som innlogging, e-post, SMS og support. Noen av disse behandler personopplysninger i land utenfor EØS, hovedsakelig USA. Slike overføringer skjer bare med gyldig overføringsgrunnlag etter GDPR kapittel V – EU-kommisjonens adekvansbeslutninger (herunder EU–US Data Privacy Framework) eller EUs standardkontrakter (SCC). En til enhver tid oppdatert liste over underleverandører, med behandlingssted og overføringsgrunnlag, er tilgjengelig på nettsidene våre.

Hvor lenge lagres opplysningene?

Personopplysninger slettes eller anonymiseres når formålet med behandlingen er oppfylt. Regnskapsmateriale oppbevares så lenge bokføringsloven krever, som hovedregel i fem år. Ved opphør av et kundeforhold gjøres data tilgjengelige for nedlasting i 30 dager og slettes deretter senest 90 dager etter opphør, i tråd med vilkårene og databehandleravtalen, med mindre lovpålagte oppbevaringsplikter krever lengre lagring. Sikkerhets- og endringslogger lagres i begrenset tid i henhold til interne rutiner.

Dine rettigheter

Etter personopplysningsloven og GDPR har du rett til innsyn i egne opplysninger, retting av uriktige opplysninger, sletting («retten til å bli glemt»), begrensning av behandling, dataportabilitet og til å protestere mot behandling, herunder mot markedsføring. Du har også rett til ikke å være gjenstand for avgjørelser basert utelukkende på automatisert behandling som har rettsvirkning for deg.

Gjelder henvendelsen data du har registrert gjennom en organisasjon, er det organisasjonen som er ansvarlig – kontakt dem, så bistår vi organisasjonen med å oppfylle dine rettigheter. Gjelder den brukerkontoen din eller en personlig konto, kontakter du oss på hei@utleggsappen.no.

Klage

Mener du at vi ikke overholder personvernregelverket, hører vi gjerne fra deg først, gjennom kanalen du allerede har med oss eller på hei@utleggsappen.no. Du har også rett til å klage til Datatilsynet.

Endringer i denne erklæringen

Vi kan oppdatere denne erklæringen ved endringer i tjenesten, lovgivningen eller vår behandling av personopplysninger. Vesentlige endringer varsles i tjenesten eller per e-post. Gjeldende versjon er alltid tilgjengelig på nettsiden vår.