Du er på vei inn i Utleggsappen sin chat - velkommen! ☺️💬
Før vi starter, må du godta bruk av informasjons-kapsler (cookies). Kundeservice ser hvilken by du chatter fra basert på din IP-adresse .
Les mer på utleggsappen.no/cookies
Versjon 14.10.2026
Utleggsappen AS
Org.nr. 937 881 576
c/o Skaperkraft Coworking, St. Olavs gate 24, 0166 Oslo, Norge
Har du spørsmål om personvern, kontakt oss på hei@utleggsappen.no.
Utleggsappen digitaliserer oppgaver knyttet til utlegg, kjøregodtgjørelser og reiser. Hvem som er ansvarlig for personopplysningene dine, avhenger av hvordan du bruker tjenesten:
Bruker du Utleggsappen gjennom en organisasjon (typisk arbeidsgiveren din), er organisasjonen behandlingsansvarlig for dataene du registrerer i organisasjonens arbeidsområde – utlegg, kjøregodtgjørelser, reiser og kvitteringer. Vi behandler disse dataene på vegne av organisasjonen som databehandler, regulert av databehandleravtalen mellom oss og organisasjonen. Spørsmål om innsyn, retting eller sletting av slike data retter du til organisasjonen.
Bruker du Utleggsappen med en personlig konto for egne formål, er vi behandlingsansvarlig for dataene i den personlige kontoen. Grunnlaget for behandlingen er avtalen med deg (GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b). Du kontakter oss direkte om dine rettigheter.
Brukerkontoen din er felles på tvers. Én brukerkonto kan være knyttet til flere organisasjoner og til en personlig konto. Vi er selvstendig behandlingsansvarlig for selve kontoen – identitet, innlogging og tilknytninger. Data i ett arbeidsområde er ikke tilgjengelige for andre organisasjoner du er tilknyttet. Kontoen din består selv om du forlater en organisasjon; organisasjonen beholder sine egne regnskapsdata så lenge bokføringsloven krever det.
Brukerkonto og innlogging: navn, e-postadresse, telefonnummer, fødselsdato, adresse, bankkontonummer (for utbetaling), innloggingsinformasjon og hvilke organisasjoner kontoen er knyttet til. Grunnlag: avtalen med deg og vår berettigede interesse i sikker identitets- og tilgangsstyring.
Personlig konto: utlegg, kjøregodtgjørelser og reiser du registrerer for egne formål, med tilhørende kvitteringer og beskrivelser. Grunnlag: avtalen med deg.
Kunder og potensielle kunder: kontaktinformasjon (navn, e-post, telefonnummer) til kontaktpersoner hos eksisterende og potensielle kunder. Grunnlag: avtale med kunden og vår berettigede interesse i å betjene og følge opp kundeforhold. Markedsføring skjer i samsvar med markedsføringsloven, og du kan når som helst protestere mot markedsføringshenvendelser.
Support: meldinger, e-poster og notater i forbindelse med support og saksbehandling. Grunnlag: avtale og berettiget interesse i å yte god kundeservice.
Sikkerhet og drift: logger over viktige hendelser og avvik, herunder feilede innlogginger, og endringslogg for personopplysninger (hva som ble endret, når og av hvem). Grunnlag: berettiget interesse i å sikre tjenesten og lovpålagte krav.
Egne ansatte: personalia og tilgangsinformasjon, for å oppfylle lovpålagte og kontraktuelle forpliktelser.
På vegne av organisasjoner som bruker Utleggsappen behandler vi dataene som registreres i organisasjonens arbeidsområde: utlegg, kjøregodtgjørelser og reiser med tilhørende kvitteringsbilag, beløp, reiseruter, deltakere og godkjenningshistorikk. Organisasjonen er behandlingsansvarlig, og behandlingen er regulert av databehandleravtalen. Detaljer om behandlingens art, formål og kategorier fremgår av databehandleravtalens vedlegg.
Google-innlogging og Gmail-tilkobling er separate funksjoner. Ved Google-innlogging behandler vi identitetsopplysninger som navn, e-postadresse og kontoidentifikator for å logge deg inn. Vanlig Google-innlogging gir oss ikke tilgang til e-postene dine.
Du velger selv om du vil koble til en e-postkonto for å finne kvitteringer og fakturaer og importere vedlegg til innboksen i Utleggsappen. Tilgangen gis separat hos e-postleverandøren; du oppgir ikke passordet til e-postkontoen til oss. Vanlig innlogging i Utleggsappen gir ikke i seg selv tilgang til postkassen.
Dette gjelder tilkobling til e-posttjenester som Google Gmail, Microsoft Outlook og Microsoft 365, samt andre støttede leverandører. Hvilke leverandører som er tilgjengelige for deg, og hvilke tillatelser de krever, vises i innboksinnstillingene før du kobler til.
Kvitteringsimporten bruker lesetilgang til e-post og vedlegg for å finne kvitteringer og fakturaer. Vi sender, endrer eller sletter ikke e-post i den tilkoblede postkassen. For Gmail ber vi om tillatelsen gmail.readonly, som gir lesetilgang til postkassen og ikke bare til meldinger som inneholder kvitteringer.
Vi henter postkassens e-postadresse og meldinger som samsvarer med søket, inkludert meldingsinnhold, meldingshoder og vedleggsinformasjon. Vi bruker blant annet emnefelt og filnavn til å identifisere aktuelle vedlegg. Importerte PDF- og bildevedlegg analyseres for å foreslå blant annet leverandør, dato, beløp og valuta; du kontrollerer forslagene før du bruker dem i et utlegg.
Vi lagrer postkassens e-postadresse, tilkoblingsstatus, informasjon om skanninger og en kryptert tilgangsnøkkel som lar oss hente nye kvitteringer uten at du logger inn hver gang. Vi lagrer importerte kvitteringsvedlegg og opplysninger som er hentet fra dem, men arkiverer ikke hele postkassen eller meldingstekst som e-postarkiv.
Vi lagrer også tekniske importreferanser og fingeravtrykk av vedlegg for å unngå duplikater. Disse kan bli stående etter at du sletter en kvittering, slik at en senere skanning ikke importerer den på nytt. Opplysningene beskyttes med kryptering under overføring og lagring og tilgangsstyring etter tjenstlig behov.
Importerte vedlegg og tekst fra dem behandles av våre lagrings- og dokumentbehandlingstjenester, blant annet Microsoft Azure for tekstgjenkjenning og Azure OpenAI for forslag til utleggsopplysninger. Formålet er å levere kvitteringsimporten du har valgt. Se databehandleravtalen og listen over underdatabehandlere for behandlingssteder og overføringsgrunnlag.
Når du bruker importerte kvitteringer i en organisasjons utlegg og rapporter, gjelder organisasjonens tilgangsstyring for disse opplysningene, blant annet for godkjennere og økonomiansvarlige. Dette gir ikke organisasjonen tilgang til selve e-postkontoen din.
Opplysninger fra tilkoblede e-postkontoer brukes til kvitteringsimport og tilhørende brukerrettede utleggsfunksjoner. Vi selger ikke opplysningene og bruker dem ikke til annonsering eller kredittvurdering. E-postinnhold, vedlegg og opplysninger hentet fra dem brukes ikke til å utvikle, forbedre eller trene generelle eller ikke-personaliserte KI- eller maskinlæringsmodeller, verken våre egne eller leverandørenes.
Utleggsappens bruk og overføring av opplysninger mottatt fra Google følger Google API Services User Data Policy, inkludert kravene til «Limited Use». Dette gjelder også opplysninger som er avledet, aggregert eller anonymisert fra Google-data.
Vi bruker opplysningene bare til å levere eller forbedre synlige, brukerrettede funksjoner i Utleggsappen. Vi selger dem ikke og bruker dem ikke til annonsering, kredittvurdering eller andre uvedkommende formål. Vi bruker ikke data fra Google Workspace-API-er, inkludert Gmail, til å utvikle, forbedre eller trene generelle eller ikke-personaliserte KI- eller maskinlæringsmodeller, verken våre egne eller leverandørenes.
Ansatte og leverandører får ikke lese Google-data med mindre du uttrykkelig har samtykket til innsyn i bestemte opplysninger, det er nødvendig av sikkerhetshensyn eller for å oppfylle lovkrav, eller opplysningene er aggregert og brukes til intern drift i samsvar med Googles regler og gjeldende rett. Deling med leverandører for brukerrettede funksjoner skjer med ditt samtykke; andre overføringer begrenses til sikkerhet, lovkrav eller virksomhetsoverdragelse etter uttrykkelig forhåndssamtykke fra deg, slik Googles regler krever.
Du kan koble fra e-postkontoen i innboksinnstillingene i Utleggsappen. Da stopper nye importer, og vi fjerner den lagrede tilgangsnøkkelen fra den aktive tilkoblingen. Du kan også trekke tilbake tilgangen hos e-postleverandøren. For Gmail gjør du dette under Google-kontoens tilkoblinger. For Microsoft-kontoer administreres tillatelser i kontoens appinnstillinger; jobb- og skolekontoer kan være underlagt organisasjonens administrator.
Frakobling sletter ikke allerede importerte kvitteringer, utleggsopplysninger eller teknisk importhistorikk. Du kan slette kvitteringer fra innboksen; for sletting av øvrige tilkoblingsopplysninger eller data kan du kontakte hei@utleggsappen.no. For data som inngår i organisasjonens regnskap, kontakter du organisasjonen som beskrevet under «Dine rettigheter».
Vi beholder tilkoblings- og importhistorikk så lenge den er nødvendig for tilkoblingen, for å hindre gjentatt import eller for sikkerhet og dokumentasjon, og sletter eller anonymiserer den når formålet opphører. Kvitteringer og utleggsopplysninger følger lagringsreglene nedenfor; lovpålagt oppbevaring av regnskapsmateriale gjelder ikke automatisk for all e-post eller alle tilkoblingsopplysninger.
Alle personopplysninger lagres og kommuniseres kryptert. Tjenesten driftes primært på infrastruktur i EØS (Microsoft Azure i Norge, Sverige og Tyskland, og Amazon Web Services i Tyskland).
Kvitteringsbilag analyseres og kategoriseres automatisk ved hjelp av Azure OpenAI-tjenesten fra Microsoft. Data brukes ikke til å trene eller forbedre Microsofts eller OpenAIs modeller, deles ikke med andre kunder og lagres ikke permanent i AI-tjenesten. Den automatiske tolkningen treffer ingen avgjørelser med rettsvirkning for deg – den fyller ut forslag som kontrolleres av mennesker.
Vi bruker underleverandører for enkelte funksjoner, som innlogging, e-post, SMS og support. Noen av disse behandler personopplysninger i land utenfor EØS, hovedsakelig USA. Slike overføringer skjer bare med gyldig overføringsgrunnlag etter GDPR kapittel V – EU-kommisjonens adekvansbeslutninger (herunder EU–US Data Privacy Framework) eller EUs standardkontrakter (SCC). En til enhver tid oppdatert liste over underleverandører, med behandlingssted og overføringsgrunnlag, er tilgjengelig på nettsidene våre.
Personopplysninger slettes eller anonymiseres når formålet med behandlingen er oppfylt. Regnskapsmateriale oppbevares så lenge bokføringsloven krever, som hovedregel i fem år. Ved opphør av et kundeforhold gjøres data tilgjengelige for nedlasting i 30 dager og slettes deretter senest 90 dager etter opphør, i tråd med vilkårene og databehandleravtalen, med mindre lovpålagte oppbevaringsplikter krever lengre lagring. Sikkerhets- og endringslogger lagres i begrenset tid i henhold til interne rutiner.
Etter personopplysningsloven og GDPR har du rett til innsyn i egne opplysninger, retting av uriktige opplysninger, sletting («retten til å bli glemt»), begrensning av behandling, dataportabilitet og til å protestere mot behandling, herunder mot markedsføring. Du har også rett til ikke å være gjenstand for avgjørelser basert utelukkende på automatisert behandling som har rettsvirkning for deg.
Gjelder henvendelsen data du har registrert gjennom en organisasjon, er det organisasjonen som er ansvarlig – kontakt dem, så bistår vi organisasjonen med å oppfylle dine rettigheter. Gjelder den brukerkontoen din eller en personlig konto, kontakter du oss på hei@utleggsappen.no.
Mener du at vi ikke overholder personvernregelverket, hører vi gjerne fra deg først, gjennom kanalen du allerede har med oss eller på hei@utleggsappen.no. Du har også rett til å klage til Datatilsynet.
Vi kan oppdatere denne erklæringen ved endringer i tjenesten, lovgivningen eller vår behandling av personopplysninger. Vesentlige endringer varsles i tjenesten eller per e-post. Gjeldende versjon er alltid tilgjengelig på nettsiden vår.