To bedrifter godkjenner aldri helt likt. Én vil at alt over et visst beløp skal innom økonomi, en annen stoler på at nærmeste leder holder.
Tidligere måtte slike forskjeller løses utenfor systemet, med e-post, huskeregler og noen som visste hvordan ting «egentlig» skulle gå. Nå setter du reglene opp selv, uten å ringe oss.
Regler som speiler virkeligheten
Godkjenningen avhenger som regel av noe konkret: hvor stort utlegget er, hvilken avdeling det tilhører, eller hva slags utgift det er. En tjenestereise til 40 000 kroner skal kanskje en annen vei enn en parkering til førti.
Du setter opp trinn, og for hvert trinn bestemmer du hvem som godkjenner og når. Reglene kan være betingede, for eksempel at alt over 10 000 kroner går til økonomi, mens resten går rett til nærmeste leder.
Flere trinn kan følge etter hverandre. Da går et utlegg fra kontrollør til leder til økonomi når det trengs, og rett til leder når det ikke gjør det.
Du kan angre, og du kan gjenbruke
Regler endrer seg, og noen ganger blir en endring feil. Da ruller du tilbake til en tidligere versjon, i stedet for å huske hvordan oppsettet så ut før.
Har du bygget et oppsett som fungerer, eksporterer du det og bruker det et annet sted. For en virksomhet med mange enheter betyr det at én god struktur lages én gang og rulles ut bredt.
Hvorfor det betyr noe
Poenget er ikke å ha flest mulig regler. Godkjenningen skal speile organisasjonen slik den faktisk er, med avdelinger, beløpsgrenser og fullmakter.
Fordi du styrer det selv, trenger du ikke oss for å endre en fullmakt eller legge til et trinn. Det som før var en henvendelse til support, er nå en innstilling.
