To bedrifter godkjenner aldri helt likt. Én vil at alt over et visst beløp skal innom økonomi; en annen stoler på at nærmeste leder holder. Tidligere måtte den slags forskjeller løses utenfor systemet, med e-post, huskeregler og noen som visste hvordan ting «egentlig» skulle gå. Nå setter du reglene opp selv, i appen, uten å ringe oss.

I de fleste virksomheter avhenger godkjenningen av noe konkret: hvor stort utlegget er, hvilken avdeling det tilhører, eller hva slags utgift det er. En tjenestereise til 40 000 kroner skal kanskje en annen vei enn en parkering til førti. Med skreddersydde flyter legger du den logikken inn i selve løsningen. Du setter opp trinn, og for hvert trinn bestemmer du hvem som godkjenner og når. Reglene kan være betingede – rut over et beløp hit, en bestemt avdeling dit – og flere trinn kan følge etter hverandre, slik at et utlegg går fra kontrollør til leder til økonomi når det trengs, og rett til leder når det ikke gjør det.

Du kan angre, og du kan gjenbruke

Regler endrer seg, og noen ganger blir en endring feil. Da ruller du tilbake til en tidligere versjon, i stedet for å måtte huske hvordan oppsettet så ut før. Og har du først bygget en flyt som fungerer, kan hele oppsettet eksporteres og gjenbrukes et annet sted i stedet for å settes opp på nytt. For en virksomhet med mange enheter betyr det at én god struktur kan lages én gang og rulles ut bredt, med små justeringer der det trengs.

Hvorfor det betyr noe

Poenget er ikke å ha flest mulig regler. Det er at godkjenningsflyten kan speile organisasjonen slik den faktisk er, med sine avdelinger, beløpsgrenser og fullmakter, i stedet for at organisasjonen må bøye seg etter det et system tilfeldigvis tillater. Og fordi administrasjonen styrer det selv, trenger de ikke leverandøren for å endre en fullmakt eller legge til et godkjenningstrinn. Det som før var en henvendelse til support, er nå en innstilling.